A raíz de la emisión de la Instrucción de 12 de febrero de 2015 de la Dirección General de Registros y Notariado, las Sociedades Mercantiles tienen la obligación de llevanza de los libros societarios, incluidos el Libro de Actas y el Libro Registro de Socios (en caso de S.A., Libro Registro de Acciones Nominativas), exclusivamente en soporte electrónico y su legalización de forma telemática.
Dicha obligación es para los ejercicios iniciados a partir del 29/09/2013. No obstante, para las empresas cuyo ejercicio coincida con el año natural, es de aplicación desde el pasado ejercicio 2014.
La legalización telemática implica que todos los libros deberán cumplimentarse exclusivamente en soporte electrónico y deberán ser enviados por vía telemática, dentro de los 4 meses siguientes al cierre del ejercicio social.
Esto afecta especialmente al Libro de Actas, en el que deberán transcribirse todas las actas de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles, Actas de Junta General (mínimo el Acta de Junta General Ordinaria de aprobación de Cuentas Anuales), y Actas del Consejo de Administración (mínimo un acta al trimestre) en soporte electrónico. La legalización de este libro deberá realizarse todos los años, siendo este un gran cambio con respecto a la normativa anterior.
En el caso de los libros registros de socios o de acciones nominativas, se procederá de forma similar a la anteriormente establecida para el Libro de Actas.
Recordamos que para las sociedades cuyo ejercicio económico coincida con el año natural, el plazo máximo que tienen para legalizar los libros es hasta el 30 de abril de cada ejercicio.
Los libros se enviarán telemáticamente mediante la plataforma de tramitación telemática del Colegio de Registradores, en la web www.registradores.org en soporte electrónico, atendiendo a los requisitos técnicos que se especifican en el anexo I de la Instrucción de 12 de febrero de 2015 de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre legalización de libros de los empresarios.
